1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Axpertise Olha Yakovenko, adres: ul. Nadarzyńska 57C lok. 2, 05-825 Grodzisk Mazowiecki, NIP: 5291855216, REGON: 528888560.
W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się pod adresem: kontakt@axpertise.pl.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od sposobu kontaktu mogą to być w szczególności:
- imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail i numer telefonu,
- informacje podane w wiadomości lub podczas rozmowy,
- dane opisujące działalność potrzebne do przygotowania wyceny, takie jak forma prawna, sposób prowadzenia księgowości, status VAT, liczba dokumentów, operacji bankowych, pracowników i zleceniobiorców,
- dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, które mogą znaleźć się w logach serwera hostingowego, np. adres IP, data żądania, typ przeglądarki i odwiedzony adres.
Formularz nie służy do przesyłania faktur, deklaracji, danych pracowników, numerów PESEL, skanów dokumentów tożsamości ani innych poufnych dokumentów księgowych.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Obsługa zapytania i przygotowanie oferty
Dane przetwarzamy, aby odpowiedzieć na wiadomość, doprecyzować potrzeby i przygotować propozycję współpracy. Podstawą jest podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
Korespondencję możemy zachować w zakresie potrzebnym do ochrony praw administratora. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Realizacja obowiązków prawnych
Jeżeli dojdzie do zawarcia umowy, część danych może być przetwarzana w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych lub innych obowiązków wynikających z przepisów (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Strona nie wykorzystuje danych z formularza do wysyłki newslettera ani marketingu elektronicznego bez odrębnej, właściwej podstawy prawnej.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane lub udostępniane wyłącznie w niezbędnym zakresie:
- Netlify — w zakresie hostingu strony, wykonania własnej funkcji formularza i technicznych logów bezpieczeństwa,
- Microsoft — w zakresie Microsoft 365, Microsoft Graph i Exchange Online, gdzie zapytanie trafia jako wiadomość e-mail,
- Cloudflare — w zakresie usługi Turnstile używanej do ochrony formularza przed automatycznym spamem,
- podmiotom świadczącym pomoc prawną, techniczną lub w zakresie bezpieczeństwa,
- organom publicznym, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów.
Zakres korzystania z dostawców powinien być okresowo weryfikowany i aktualizowany po każdej istotnej zmianie infrastruktury strony, poczty albo mechanizmu zabezpieczającego formularz.
5. Jak długo przechowujemy dane
Dane z zapytań, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że wcześniejsze usunięcie jest uzasadnione lub dłuższy okres jest potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
Jeżeli zostanie zawarta umowa, dane będą przechowywane przez okres jej wykonywania, a następnie przez czas wynikający z obowiązków prawnych i okresów przedawnienia roszczeń.
6. Prawa osoby, której dane dotyczą
W przypadkach określonych w RODO przysługuje prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
- przenoszenia danych, gdy podstawą jest umowa, a przetwarzanie jest zautomatyzowane,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Żądanie można przesłać na adres e-mail wskazany w punkcie 1. Przed realizacją żądania administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
7. Formularz indywidualnej wyceny
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do przyjęcia i obsługi zapytania. Bez nich przygotowanie odpowiedzi lub wyceny może nie być możliwe.
W formularzu wyliczany jest informacyjny „profil obsługi” na podstawie skali i zakresu zaznaczonych usług. Nie jest to cena, ocena wiarygodności ani decyzja wywołująca skutki prawne. Ostateczna oferta jest przygotowywana indywidualnie przez człowieka.
Formularz jest obsługiwany przez własny endpoint serwerowy Axpertise. Po sprawdzeniu poprawności danych i zabezpieczenia antyspamowego treść zapytania jest przekazywana przez Microsoft Graph do skrzynki kontakt@axpertise.pl i przechowywana jako korespondencja w Exchange Online. Aplikacja formularza nie zapisuje odrębnej kopii zgłoszenia w Netlify Forms ani we własnej bazie danych.
W logach technicznych mogą znaleźć się identyfikator żądania, czas, adres IP oraz informacja o powodzeniu lub błędzie operacji. Kod produkcyjny nie zapisuje w logach treści formularza ani tokenu zabezpieczenia Turnstile.
9. Bezpieczeństwo
Stosujemy rozwiązania organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka. Publiczna wersja strony powinna działać wyłącznie przez szyfrowane połączenie HTTPS. Dostęp do zgłoszeń powinny mieć tylko upoważnione osoby, a dane nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to potrzebne.
10. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany sposobu działania strony, używanych dostawców lub przepisów. Aktualna wersja będzie publikowana pod tym samym adresem.
Data wersji: 15 lipca 2026 r.